Organiza con éxito reuniones por videollamada

El teletrabajo presenta muchos retos para los líderes, quienes  deben organizar sus reuniones distancia. Son muchos los recursos y herramientas que están disponibles para organizar encuentros con tu equipo de colaboradores, y el más popular en estos tiempos ha sido  la videollamada.

Estos programas y aplicaciones han sido un recurso muy útil  para reducir la presencia laboral en las oficinas y controlar sanitariamente la expansión del COVID-19. Servicios como Zoom, Google Meet y  Skype , entre otros; han sido el salvavidas de muchas compañías para evitar la baja productividad y mantener la comunicación fluida con su equipo.

¿Cómo organizar una reunión por videollamada con éxito?

Aquí te decimos como hacerlo:

La clave para tener una reunión por videollamada efectiva es la organización, basada en 3 puntos clave: personas a convocar, foco o tema clave de la reunión , tiempo estimado.

• Tiempo: las reuniones deben ser breves y precisas. Una sesión de media hora es suficiente y si es necesario se convoca una nueva sesión. Se aconseja utilizar un cronometro para calcular el tiempo.
• Participantes: es recomendable hacer reuniones en grupos pequeños, no mayores a 6 personas. De esta forma podremos controlar mejor el acceso a la reunión, el tiempo y la interacción con el equipo.
• Tema: es importante informar previamente el motivo de la reunión para que cada miembro este preparado para realizar su intervención o aclarar dudas referidas al tema. Se aconseja preparar un listado con los puntos claves a desarrollar.

Además es muy importante que al comenzar la videollamada se establezca quien será el moderador; quien debe hablar de forma clara y pausada, además de otorgar el derecho a palabra para evitar confusiones.

¿Cómo ser un buen participante en una videollamada?

• Procura estar enfocado en la reunión y cerrar las ventanas del ordenador que puedan distraerte.
• Busca un sitio adecuado, donde puedas estar concentrado y donde el fondo no sea una distracción para los demás.
• Enciende la cámara y mantén una posición y lenguaje corporal adecuados.
• Verifica tu audio y video antes de realizar la conexión.
• Si no estás interviniendo cierra el micrófono para evitar ruidos externos.
• Puedes utilizar auriculares para escuchar mejor.

Las videollamadas llegaron para quedarse, así que aventúrate al mundo digital y  conoce las herramientas que están disponibles. Escoge la que más te convenga y organiza reuniones productivas para tu empresa.