¿Cómo puedo gestionar un equipo a distancia?

Gestionar un equipo a distancia requiere conocimientos de la forma en la que las personas de tu equipo trabajan, cómo se compaginan sus tareas y que tan productivos son para cumplir los objetivos o metas que se fijan con un plazo.

Evidentemente también requiere el conocimiento y utilización por parte de todo el equipo, de las herramientas digitales necesarias para cumplir sus funciones y aprovechar su tiempo al máximo.

Durante las reuniones  podrás ir determinando con qué frecuencia es necesario que se conecten, cuál es la duración adecuada de estas llamadas o video llamadas, cómo pueden colaborar en equipo para enriquecer el proceso creativo y por supuesto, podrás observar las conductas de cada integrante del equipo y cómo se sienten con el resto de los compañeros y con sus tareas.

El trabajo a distancia es un recurso relativamente nuevo, que permite que los trabajadores trabajen desde casa o cualquier lugar donde puedan conectarse vía Internet a la plataforma de trabajo on line. El objetivo es que diariamente todas las personas se sientan conectadas y productivas en sus áreas y no aisladas o abandonadas.

Aquí te dejamos algunos consejos para que tus trabajadores a distancia se sientan parte de un gran equipo:

Prioriza a tus trabajadores a distancia

Si tienes parte del equipo presencial y otros a distancia, es importante que priorices a los que están a distancia.

Esto significa que en cualquier reunión que realices debes implementar la videoconferencia para incluir a todo el equipo de trabajo. Debes asegurarte que no haya información perdida, todos deben estar al día de las decisiones o la implementación de nuevos modelos de gestión, tareas, etc.

Es preferible el exceso de información, inclusive por varias vías (grupos de chat, videoconferencias, e mails) a que parte del equipo quede aislado y confundido.

Video llamadas a la orden del día

El equipo debe entender que las reuniones no son interrupciones ni pérdida de tiempo, son esenciales para estar en sintonía con las tareas que se están realizando y para la consecución ordenada de los objetivos planteados. Además te permite actuar con un margen de tiempo razonable ante un problema que surja de forma inesperada.

Aunque estas reuniones sean breves darán la sensación a tus trabajadores de que están en equipo, que son útiles y necesarios en el trabajo.

También permiten intercambiar opiniones en “brainstorming” para coadyuvar en el proceso creativo de las diversas aéreas.

Información para todos

Es importante que se mantenga un flujo informativo con todo el equipo de trabajo, para que estén enterados de lo que suceda a nivel individual, como equipo y en la empresa.

La comunicación entre todos los miembros debe ser transparente.

Comprende las formas de trabajar

La comunicación entre los miembros del equipo es fundamental, pero es ideal que te dediques a conocer a fondo a cada uno de los integrantes, para que puedas comprender cuáles son sus habilidades, sus fortalezas, en que necesitan apoyo o refuerzo y si tienen alguna necesidad.

Así podrás comprender que algunos son menos conversadores por el chat porque se dedican de lleno a su proceso creativo, otros trabajan mejor y más rápido en las noches, otros son mas habladores y les gusta opinar, otros cumplen roles familiares a determinadas horas, etc.

Lo importante es que se conozcan y se cohesionen  para cumplir sus tareas a tiempo y logren cumplir con los plazos pautados originalmente.

Conocer a tu equipo y cuáles son sus preferencias te  garantiza un trato  adecuado y por consiguiente un equipo feliz y productivo.

Herramientas Digitales esenciales

Hacer seguimiento a un equipo a distancia puede ser un trabajo engorroso y hasta estresante, pero si te armas con las herramientas digitales necesarias, seguro podrás realizar una supervisión más eficaz y rápida.

A continuación te listamos algunas muy buenas que puedes probar:

• Slack para la comunicación cotidiana.
• Trello para hacer seguimiento del progreso de los proyectos.
• Google Docs para una información más en profundidad y para borradores.
• Appear.in para llamadas de vídeo

Estas son solo algunas herramientas, existe una amplia gama de plataformas digitales, que además se complementan para cubrir todas las necesidades y requerimientos del equipo de trabajo.

Socializar el uso de cada herramienta es fundamental, para que todos los miembros sepan donde se almacenan los archivos, donde deben buscar documentos, tareas, fecha de reuniones, etc.

La clave para gestionar un grupo de trabajo a distancia es la comunicación, entendiendo los pros y contras  de esta forma de trabajo y las particularidades de los miembros del equipo. Una vez logrado esto y con el apoyo tecnológico,  podrás conseguir un equipo productivo y feliz.