¿Qué debe tener una Sala de Reuniones?

Cuando planificas una exposición, reunión o conferencia de tu negocio; bien sea para realizar el lanzamiento de un producto, charlar con nuevos clientes o reunirte con tus empleados para hacer un balance de gestión; es necesario que evalúes el sitio donde realizarás el encuentro y que recursos necesitas.

El entorno siempre debe contar con los recursos técnicos que utilizaremos y brindar las comodidades necesarias para los asistentes, en cuanto al clima, la ambientación y el mobiliario.

Aquí te dejamos una lista de parte del equipamiento que te garantizará una reunión exitosa:

• Mobiliario: es necesario tener una mesa grande, sillas cómodas, acordes en cantidad con la capacidad de la sala; lámparas de luz blanca que otorguen una buena iluminación.
• Pizarra: es muy común colocar una gran pizarra en alguna de las paredes, que pueda observarse desde cualquier ángulo de la sala. Por practicidad para la limpieza se suelen utilizar pizarras acrílicas para marcadores.
• Conectividad: lo más probable es que durante tu exposición debas hacer referencia a alguna información que se encuentra online, por lo que será fundamental contar con una buena conexión a Internet. De igual forma debes garantizar conexión WiFi libre para los asistentes, que normalmente llevan sus tablets y smartphones para realizar sus apuntes. También debe haber en la sala tomas eléctricas para garantizar la conexión y correcto funcionamiento de los equipos.
• Proyector: es conveniente que la sala cuente con un proyector y una pantalla desplegable, para garantizar la correcta visualización de la presentación que hagas en la portátil.
• Sistema de videoconferencia: dependiendo del tipo de reunión que tengas quizás necesitas contar con sistema de video conferencia para conectarte con otros trabajadores o clientes a distancia, quienes podrán interactuar con facilidad.
• Material de oficina: siempre es bueno contar con libretas, lápices y bolígrafos, para facilitárselos a los asistentes.

Es importante que todos los espacios estén muy bien aseados y que tengan acceso a salas de baño y a algún cafetín o sitio para realizar un break o tiempo de descanso.

Siempre podrás añadir opciones para que tu reunión sea funcional de acuerdo a tus necesidades. En Optima Venture podemos ayudarte y ofrecerte la asesoría para el alquiler de una Sala de Reuniones con los mejores servicios para tu empresa.