5 Motivos Por Los Que Una Oficina Virtual Puede Ser Tu Solución

Si estás comenzando una oficina virtual puede ser de gran ayuda: oficina moderna y equipada, bien ubicada, sin contrato de alquiler, costos de mantenimiento, ni sueldos fijos, cuando la necesites por el tiempo que la necesites.

¿Tiene ventajas de una oficina virtual? Cuando comienzas con tu propio negocio es difícil contar con los medios económicos para tener un espacio de oficina adecuado. En muchos casos es posible trabajar desde casa, en otros simplemente el espacio disponible o la presencia de niños pequeños no lo permite.

Aún en el caso de tener la oficina en casa, a veces recibir a clientes es un verdadero problema. Los motivos pueden ser muy variados: no hay suficiente espacio o tranquilidad, hay chicos jugando o, si bien tú puedes trabajar ahí, el espacio disponible no tiene una apariencia profesional.

Ahora que muchas empresas despegan primero en Internet, las oficinas virtuales, son una posibilidad real, pues por un costo muy conveniente, tienes las prestaciones características de una gran oficina.

Ventajas de una oficina virtual

1. Flexibilidad

La flexibilidad es una de las cualidades más apreciadas por quienes inician su propia empresa. A veces necesitas trabajar en casa, otra veces necesitas un lugar provisorio mientras estás de viaje, a veces necesitas un lugar bien ubicado y de aspecto moderno y funcional para reunirte con clientes. Y en cada caso la cantidad de dinero disponible para enfrentar esas situaciones varían dramáticamente, por eso es conveniente disponer de cierta flexibilidad y pagar por una oficina solo cuando es absolutamente imprescindible.

2. Ubicación Privilegiada

Muchas veces no queremos usar nuestra dirección particular para fines comerciales. Una opción es contratar una casilla postal (PO Box) pero no suele dar una impresión muy profesional.

La ventaja de los centros de negocios o de las oficinas virtuales, independiente de la ciudad en la que estén, es que siempre se encuentran en lugares privilegiados desde el punto de vista comercial. Ubicaciones preferenciales en la ciudad que de otro modo no podrías conseguir.

3. Servicios de Secretarias Profesionales

Una secretaria en una oficina virtual te puede ahorrar mucho tiempo y facilitar tu trabajo. Puede atender las llamadas telefónicas, tomar notas y hasta desviar los llamados a un número que le indiques. También pueden llevarte la agenda, enviar y recibir faxes.

Debes saber que en la mayoría de los casos, aunque no contrates un lugar físico de oficina, puedes contratar paquetes de servicios de atención telefónica o manejo de agenda, envío de faxes, etc., por una cuota mensual. En los casos de suscribir un paquete mensual, puedes contratar uso de espacio de oficina o sala de reuniones, a precio promocional.

4. Contar con un Espacio Adecuado Para Reuniones

Para una empresa que recién se inicia es muy difícil contar con una oficina que tenga un lugar adecuado para reuniones. Pero siempre es posible alquilar el espacio solo durante el tiempo que lo necesites.

Un gran beneficio si tienes que reunirte con clientes o posibles socios a quienes quieres impresionar.

5. Asistentes Virtuales

En muchas otras oportunidades hemos hablado de la conveniencia de contar con los servicios de un/a asistenta virtual. Una de las ventajas innegables, es que trabajan desde su propia oficina (en su casa, una oficina convencional o un centro de negocios) y con su propio equipamiento de comunicaciones.

Cualquiera de las tareas que habitualmente le asignarías a un/a asistente, se las puedes encomendar a un/a asistente virtual. Por otro lado, al ser un servicio prestado de forma virtual, puedes contratar a cualquier persona en cualquier ubicación geográfica, beneficiándote quizás de menores costos laborales o de la diferencia horaria.

Supongamos que todas las mañanas, antes de ponerte a trabajar, necesitas tener disponibles determinadas tareas (traducciones, búsquedas, investigaciones, reportes de funcionamiento de un website, etc.), entonces quizás te beneficie contar con la ayuda de una asistente cuyo horario de trabajo, coincide con el de tu descanso.

Conclusiones

Si tienes un negocio enteramente online o estas comenzando con un emprendimiento, una oficina virtual puede ser de gran ayuda, ya que puedes disponer de ayuda profesional o de espacio de oficina moderna y completamente equipada (la mayoría proveen una PC y conexión a Internet, teléfono y fax), sin contrato de alquiler, costos de mantenimiento, gastos de equipamiento, ni sueldos que pagar mensualmente, cada vez que la necesites por el tiempo que la necesites.

Recuperado de: http://www.mujeresdeempresa.com/ el 07 de noviembre de 2016, para Optima Venture Partners.